Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst – die KI entscheidet nur dort, wo sonst ein Mensch urteilen müsste, den Weg gibt Ihr Prozess vor. Womit wir das bauen: octasys AI, unser Baukasten dafür. Der Prozess führt; die KI wird nur gefragt, wo Urteilsvermögen gebraucht wird. Jeder Lauf lässt sich anhalten, nachvollziehen und ab dem fehlgeschlagenen Schritt fortsetzen – statt von vorn.
InklusIT AI
KI ist in aller Munde, doch wie finde ich einen Einsatzbereich in meinem Unternehmen, der wirklich Kosten einspart? Und wie setze ich was um? Ist es sicher? Was kostet mich das?
Mit unserem neuen Produkt InklusIT AI lassen sich KI-gestützt Prozesse automatisieren. Sie entscheiden, welche Daten genutzt werden und wer Zugriff erhalten soll. Wir zeigen Ihnen, wie Sie kontrolliert und Schritt für Schritt von KI profitieren können.
InklusIT AI – KI-gestützte Prozess Automation: Beispiele und weitere Informationen
Wir haben Lösungen für
- Digitalisierung von Unternehmensprozessen
- Planung, Steuerung und Abrechnung von Projekten
- Ablage von Projekt-E-Mails, um E-Mail-Postfächer zu entlasten
- umfangreiches Controlling und Reporting von Projekten und Teams
- Digitalisierung des Qualitätsmanagementsystems
- Digitale CSR-Lösung (Corporate Social Responsibility)
- Unterstützung und Betreuung Ihres Qualitätsmanagementsystems durch unser eigenes Qualitätsmanagement
- Helpdesk und Ticketsystem mit vielen Möglichkeiten der Automatisierung
Vorteile und Effekte
- Bessere, eindeutige Unternehmensprozesse ohne Medienbrüche, dadurch Verbesserung der Qualität und der Effizienz im Unternehmen
- Erschließung neuer Kundengruppen bzw. deren Sicherung durch eine Zertifizierung im Qualitätsmanagement und der Einführung eines CSR-Systems
- Schaffung der Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum des Unternehmens
- Bessere Entscheidungsgrundlagen für strategische Unternehmensführung durch stets aktuelle Kennzahlen
- Schnellere, bessere Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen
- Besseres Rating und günstigere Finanzierungsmöglichkeiten, durch zielgerichtetes Berichtswesen und Risikomanagement
- Besseres Image und Vorteile gegenüber Mitbewerbern bei der Personalsuche durch zielgerichtete Kommunikation zu Kund:innen, Mitarbeiter:innen und der Öffentlichkeit
Was das im Alltag bedeutet
- Nachvollziehbar statt Blackbox – jede Aussage trägt Quelle und Stand; Sie sehen, worauf eine Entscheidung beruht, und können widersprechen.
- Zugangsdaten bleiben am Server – ein Ablauf kennt nur den Namen einer Einstellung, nie den Wert. Auch nicht, wenn etwas schiefgeht.
- Nicht an ein Modell gebunden – Ihre Datenbasis und Ihre Abläufe gehören Ihnen; welches Sprachmodell darunter arbeitet, ist austauschbar.
Unser Vorgehen Schritt für Schritt
1
Prozesse aufnehmen und dokumentieren
Ein Ablauf, den niemand beschreiben kann, lässt sich auch nicht automatisieren.
2
Verantwortlichkeiten, Rollen und Rechte
Wer entscheidet was, und wer darf worauf zugreifen: die Berechtigungen werden erfasst und die Zugriffe gesetzt.
3
Kennzahlen, Risiken und Chancen je Prozess
Woran messen wir Erfolg, und was ist kritisch.
4
Datenbasis aufbauen
Handbücher, Vorgaben und gelenkte Informationen in eine Form bringen, mit der die KI verlässlich arbeitet – mit Quelle und Stand an jeder Aussage.
5
Automatisieren mit InklusIT AI
Aus dem dokumentierten Ablauf wird ein laufender: octasys AI führt die wiederkehrenden Schritte aus, die KI entscheidet nur, wo Urteilsvermögen nötig ist. Läuft mit den Rechten des jeweiligen Benutzers, Zugangsdaten bleiben am Server; jeder Lauf ist nachvollziehbar, lässt sich anhalten und an einem früheren Schritt fortsetzen.
6
Anbinden
Ticketsystem (Redmine), Office-Dokumente, Auswertungen und Berichtswesen.
7
Schulung und Betrieb
Die ersten Fähigkeiten bauen wir mit Ihnen, danach schreiben Sie selbst weiter; den Betrieb übernehmen wir auf Wunsch.
8
Qualität und Zertifizierung
Auf Wunsch begleiten wir Sie bis zur Zertifizierung im Qualitätsmanagement – mit eigenem Qualitätsmanagement im Haus.
Konkretes Anwendungsfeld: Prozesssteuerung und QM mit Redmine
Ein Feld, in dem diese Automatisierung heute schon trägt: die Steuerung und Digitalisierung von Prozessen samt Qualitätsmanagement auf Basis des Open-Source-Ticketsystems Redmine.
Um Prozesse zu steuern und zu digitalisieren verwenden wir das Open-Source-Ticketsystem Redmine. Es ist browserbasiert und barrierefrei in der Bedienung. Diese Lösung können Sie auf Ihrem eigenen Server oder durch uns gehostet einsetzen. Mehr Informationen zu dieser Lösung finden Sie bei www.redmine.org.
Wir besitzen umfangreiche Erfahrung zu folgenden Redmine-Plugins:
- RedmineUP, full Stack, insbesondere:
- Agiles Projektmanagement mit Kanban und Scrum
- Projektabrechnung, Controlling und Budgetierung
- Projektsteuerung und Planung
- Helpdesk
- RedmineX: Gantt
- DMSf (Dokumentenmanagementsystem)
- Volltextsuche – auch in angehängten Dokumenten
- Ahau Software Outlook-Add-in
- AlphaNodes full Stack, insbesondere:
- Automation
- HRM (Human Resource Management)
- DB (Data Base)
- Reporting
Beispiel für den Einsatz
Bei einem unserer mittelständischen Kunden haben wir es durch die Digitalisierung der Prozesse geschafft, dass die Teams gezielter und effektiver zusammenarbeiten mittels der Einführung eines digitalen Projektmanagement- und Ticketsystems. Das System basiert auf der Open-Source-Lösung Redmine.
Der Kunde nutzt dieses browserbasierte Projektmanagementsystem und kann es über eine VPN- oder https-Verschlüsselung jederzeit und von überall sicher erreichen. Personalressourcen und Aufgaben in seinen Projekten kann er jetzt besser planen und koordinieren, sodass Arbeiten nicht doppelt ausgeführt oder vergessen werden. So behält er den Überblick auch über komplexe Projektverläufe mit vielen Mitarbeiter:innen. Die Anzahl der E-Mails ist durch die Einführung des digitalen Systems zurückgegangen, weil darin viele Informationen gespeichert werden, die von allen Beteiligten jederzeit eingesehen werden können. Z.B. legen die Mitarbeiter:innen ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus in den Projekten ab. Die geleisteten Stunden buchen sie über das System zu jeder Aufgabe sofort, sodass die Abrechnung genauer und jederzeit auf dem neuesten Stand ist. Auch das Reporting zu den einzelnen Projekten funktioniert jetzt einfacher, alles ist auf einen Blick einsehbar.
Unsere Herangehensweise
Im ersten Schritt helfen wir Ihnen, Ihre Unternehmensprozesse zu verstehen und vollständig zu dokumentieren. Daraufhin optimieren wir diese zusammen mit Ihnen und merzen dabei Probleme aus. Gemeinsam definieren wir, wie welche Aufgaben, welche Workflows mit welchen Status durchlaufen sollen und legen verantwortliche Personen fest. Wir erstellen für Sie ein Prozess- sowie Organisationshandbuch. Damit weiß jeder, was und wie es zu tun ist, es entstehen weniger Fehler. So erhöhen Sie die Qualität und Effektivität auf mehreren Ebenen und sparen dadurch viel Zeit und Geld.
Wir übersetzen all Ihre Prozesse in die digitale Projektmanagementsoftware bzw. in das digitale Ticketsystem Redmine. Wir planen, installieren und konfigurieren das System für Sie und zeigen Ihnen, wie Sie es gezielt einsetzen. Außerdem übernehmen wir die komplette Service-Betreuung.
Sie können zwischen der lokalen Installation auf Ihrem Server oder der Cloudlösung wählen. Letztere können Sie über eine VPN- oder https-Verschlüsselung jederzeit sicher und von überall erreichen.
