Zum Hauptinhalt springen
Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung bedeutet das Transferieren analoger Unternehmensprozesse in digitale Prozesse. Während der Transformation werden die Prozesse geprüft und gegebenenfalls angepasst. Der Nutzen für Unternehmen ist klar: die Steigerung der Effektivität, mit weniger Aufwand mehr erreichen.

Wir haben Lösungen für

  • Digitalisierung von Unternehmensprozessen
  • Planung, Steuerung und Abrechnung von Projekten
  • Ablage von Projekt-E-Mails, um E-Mail-Postfächer zu entlasten
  • umfangreiches Controlling und Reporting von Projekten und Teams
  • Digitalisierung des Qualitätsmanagementsystems gemäß DIN ISO 9001
  • Digitale CSR-Lösung (Customer Social Responsibility)
  • Unterstützung und Betreuung Ihres Qualitätsmanagementsystems durch unsere Qualitätsmanagementbeauftragte / Auditorin
  • Helpdesk und Ticketsystem mit vielen Möglichkeiten der Automatisierung

Vorteile und Effekte

  • Bessere, eindeutige Unternehmensprozesse ohne Medienbrüche, dadurch Verbesserung der Qualität und der Effizienz im Unternehmen
  • Erschließung neuer Kundengruppen bzw. deren Sicherung durch eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 und der Einführung eines CSR-Systems
  • Schaffung der Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum des Unternehmens
  • Bessere Entscheidungsgrundlagen für strategische Unternehmensführung durch stets aktuelle Kennzahlen
  • Schnellere, bessere Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen
  • Besseres Rating und günstigere Finanzierungsmöglichkeiten, durch zielgerichtetes Berichtswesen und Risikomanagement
  • Besseres Image und Vorteile gegenüber von Mitbewerbern bei der Personalsuche durch zielgerichtete Kommunikation zu Kund:innen, Mitarbeiter:innen und der Öffentlichkeit

Unser Vorgehen Schritt für Schritt

1

Vollständige Aufnahme und Dokumentation aller Prozesse im Unternehmen

2

Klärung und Definition der Verantwortlichkeiten

3

Definition von Kennzahlen je Prozess und Ermittlung der Risiken und Chancen je Prozess

4

Erstellung eines Prozesshandbuchs

5

Erstellung eines Organisationshandbuchs

6

Definition aller benötigter und verwendeter gelenkter Informationen

7

Übersetzung der Prozesse und Dokumente in Anforderungen für die Softwarelösung Redmine

8

Lokalisierung von Verbesserungsmöglichkeiten

9

Übernahme der Änderungen in die Anforderungen

10

Umsetzung der Anforderungen:

10.1  Konfiguration der Workflows, Felder und Rechte/Rollen
10.2  Entwicklung und Anpassungen an die Software
10.3  Integration und Automatisierung der Officedokumente
10.4  Entwicklung von Umfragen für Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
10.5  Integration der Auswertungen von Kennzahlen für das Berichtwesen und Risikomanagement

11

Schulung der Mitarbeiter:innen in neuen und geänderten Prozessen und deren Abläufen

12

Unterstützung und Begleitung bei der TÜV-Zertifizierung nach DIN ISO 9001

Die verwendete Softwarelösung Redmine

Um Prozesse zu steuern und zu digitalisieren verwenden wir das Open-Source-Ticketsystem Redmine. Es ist browserbasiert und barrierefrei in der Bedienung. Diese Lösung können Sie auf ihrem eigenen Server oder durch uns gehostet einsetzen. Mehr Informationen zu dieser Lösung finden Sie bei www.redmine.org.

Wir besitzen umfangreiche Erfahrung zu folgenden Redmine-Plugins:

  • RedmineUP, full Stack, insbesondere:
    • Agiles Projektmanagement mit Kanban und Scrum
    • Projektabrechnung, Controlling und Budgetierung
    • Projektsteuerung und Planung
    • Helpdesk
  • RedmineX: Gantt
  • DMSf (Dokumentenmanagementsystem)
  • Volltextsuche – auch in angehängten Dokumenten
  • Ahau Software Outlook-Add-in
  • AlphaNodes full Stack, insbesondere:
    • Automation
    • HRM (Human Resource Management)
    • DB (Data Base)
    • Reporting

Beispiel für den Einsatz

Bei einem unserer mittelständischen Kunden haben wir es durch die Digitalisierung der Prozesse geschafft, dass die Teams gezielter und effektiver zusammenarbeiten mittels der Einführung eines digitalen Projektmanagement- und Ticketsystems. Das System basiert auf der Open-Source-Lösung Redmine.

Der Kunde nutzt dieses browserbasierte Projektmanagementsystem und kann es über eine VPN- oder https-Verschlüsselung jederzeit und von überall sicher erreichen. Personalressourcen und Aufgaben in seinen Projekten kann er jetzt besser planen und koordinieren, sodass Arbeiten nicht doppelt ausgeführt oder vergessen werden. So behält er den Überblick auch über komplexe Projektverläufe mit vielen Mitarbeiter:innen. Die Anzahl der E-Mails ist durch die Einführung des digitalen Systems zurückgegangen, weil darin viele Informationen gespeichert werden, die von allen Beteiligten jederzeit eingesehen werden können. Z.B. legen die Mitarbeiter:innen ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus in den Projekten ab. Die geleisteten Stunden buchen sie über das System zu jeder Aufgabe sofort, sodass die Abrechnung genauer und jederzeit auf dem neuesten Stand ist.  Auch das Reporting zu den einzelnen Projekten funktioniert jetzt einfacher, alles ist auf einen Blick einsehbar.

Unsere Herangehensweise

Im ersten Schritt helfen wir Ihnen, Ihre Unternehmensprozesse zu verstehen und vollständig zu dokumentieren. Daraufhin optimieren wir diese zusammen mit Ihnen und merzen dabei Probleme aus. Gemeinsam definieren wir, wie welche Aufgaben, welche Workflows mit welchen Status durchlaufen sollen und legen verantwortliche Personen fest. Wir erstellen für Sie ein Prozess- sowie Organisationshandbuch. Damit weiß jeder, was und wie es zu tun ist, es entstehen weniger Fehler. So erhöhen Sie die Qualität und Effektivität auf mehreren Ebenen und sparen dadurch viel Zeit und Geld.

Wir übersetzen all Ihre Prozesse in die digitale Projektmanagementsoftware bzw. in das digitale Ticketsystem Redmine. Wir planen, installieren und konfigurieren das System für Sie und zeigen Ihnen, wie Sie es gezielt einsetzen. Außerdem übernehmen wir die komplette Service-Betreuung.

Sie können zwischen der lokalen Installation auf Ihrem Server oder der Cloudlösung wählen. Letztere können Sie über eine VPN- oder https-Verschlüsselung jederzeit sicher und von überall erreichen.

Weitere Dienstleistungen

Individuelle Softwareentwicklung

Eine individuelle Softwarelösung von octasys kann Ihnen dabei helfen, Routineaufgaben zu automatisieren und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Wir konzipieren intelligente und intuitive Lösungen, die genau auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind.

IT-Service

Bei octasys erhalten Sie professionelle IT-Lösungen für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation. Wir konzipieren und implementieren Ihre IT-Infrastrukturen und Netzwerke und sorgen dabei für höchste Datensicherheit.

Hosting & Cloud

Ob Public, Private oder Hybrid Cloud, octasys bietet Ihnen maßgeschneiderte Hostinglösungen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Kontaktieren Sie uns